התפתחות התקשורת וטכנולוגיות המידע הניידות, הביאה בעקבותיה גם את הרעיון של ״משרד גמיש מבוסס -פעילויות״ (Activity-based Flexible Office), ובקיצור A-FO. גישה זו הולכת ותופסת תאוצה בעולם עיצוב המשרדים ברחבי העולם והסיבות לכך הן:
- הפחתת עלויות המשרד.
- הגדלת הגמישות בעבודה.
- שיפור שביעות הרצון של העובדים.
- שיפור האינטרקציה היצרתיות והיעילות.
- חיזוק היכולת למשוך כוח אדם ולקוחות חדשים.
תפישת ה-A-FO מציעה מגוון של עיצובים לתמיכה בפעילויות עבודה שונות, והיא הופכת למנת חלקם של מקומות עבודה רבים בעולם. לפי גישה זו (המכונה גם ׳משרד מבוסס פעילויות׳. ׳משרד מרחבי׳, ׳משרד גמיש׳ או ׳משרד לא טריטוריאלי׳). העובדים בוחרים היכן יבצעו את עבודתם על בסיס יומיומי והם חולקים שולחנות וחללי עבודה עם עמיתיהם. למרות שהתפישה הרווחת בכל הנוגע לעיצוב חלל עבודה משותף זהה לרוב במרבית המשרדים הללו, המערך הפיזי (תצורת החלל ומערך הריהוט) והשימושים השונים, משתנים ממשרד למשרד. העיצוב הפיזי של המשרד והשימושים בו נקבעים במהלך העיצוב והביצוע.
כיצד משפיע העיצוב על ביצועי העובדים?
מחקרים מלמדים שביצועי העובדים ושביעות רצונם מהחלל בו הם עובדים מושפעים מתנאי העבודה שיוצר העיצוב הפיזי של המשרד. לדוגמה, תנאים סביבתיים כמו תאורה, איכות אוויר, רעש, פרטיות (הן טריטוריאלית והן תקשורתית), משפיעים על הביצועים ועל רמת הסיפוק של העובדים ממקום עבודתם.
שביעות הרצון של העובדים בגישת ה-A-FO קשורה לעיצוב הפנים המודרני, לאסתטיקה גבוהה ולאוטונומיה. אבל בגישה זו יש לעובדים פחות פרטיות, מצב שעלול לפגוע במערכות היחסים הבין אישיים במקום העבודה. עם זאת, הניסיון המצטבר מראה שבמשרדים שעוצבו לפי גישת ה-A-FO, ההשלכות החיוביות עולות בהרבה על אלה השליליות.
היבטים חשובים בעיצוב חלל עבודה משותף
חדשנות דורשת מרחבים שיאפשרו לעובדים להתמקד ולנוח בין לבין. חלל העבודה וכל הגירויים החיצוניים משפיעים על אופן החשיבה ועל ההתנהגות של העובדים, כולל על הרגלי העבודה היצירתיים שלהם.
לכן, כאשר מתכננים את העיצוב של חללי עבודה משותפים יש חשיבות לתשומת לב ״מלמעלה למטה״ (Top down).
סביבת העבודה צריכה להגביל גירויים לא רלוונטיים שלא רק יסיטו את המאמצים להתמקד, אלא ישפיעו גם על הרגשות.
פחות מדי עניין (שעמום) יגרום לכך שהעובדים לא ישקיעו את מירב תשומת הלב כדי להשיג ביצועים טובים.
מוטיבציה טובה להתמקדות בעבודה. חשוב לאפשר לעובדים להתמודד עם משימות אפשריות אבל גם מאתגרות, משימות המספקות עניין, מעורבות או עוררות.
עבודה ממוקדת דורשת גם חללים יציבים ומבוקרים, עם חסמים פיזיים המספקים מפלט מהסחות דעת חיצוניות. לאלה שמסוגלים להתמקד גם כאשר הסביבה שלהם רוחשת, חסמים קלים בחלל פתוח כמו שלט ״נא לא להפריע״ עשויים להספיק.
מבחינת התאורה, הוכח כי אור טבעי ונוף המשתקף מבעד לחלון עשויים לשפר את כושר ההתמקדות. כך גם האפשרות לשלוט בתאורה ובטמפרטורות בחלל העבודה.
אמנם, תוצאות המחקרים שבדקו את ביצועי העובדים ואת רמת שביעות הרצון בחלל בגישת ה-A-FO אינן עקביות, אבל הוכח כי גישה זו מגדילה את הביצועים בגלל העלייה באיכות התקשורת ובעבודת הצוות.
קרדיט לתמונות למרטה טלמור
